Dossiers et registres du courtier immobilier : ce que la loi exige
Dernière vérification :
En bref — Au Québec, le courtier immobilier (encadré par l'OACIQ en vertu de la Loi sur le courtage immobilier) doit tenir des dossiers et registres prescrits et les maintenir à jour : un dossier par contrat de courtage, des registres de contrats et de transactions, et un registre comptable pour les sommes en fidéicommis. Chaque année, avant le 31 mars, un exemplaire du registre est transmis à l'OACIQ.
La tenue de dossiers n'est pas une formalité : c'est une obligation légale vérifiée en inspection. Voici la structure à respecter.
Les dossiers et registres obligatoires
Le courtier (ou l'agence à laquelle il est rattaché) doit tenir notamment :
- un dossier pour chaque contrat de courtage ;
- un registre de ses contrats de courtage ;
- un dossier pour chaque proposition de transaction non acceptée ;
- un registre individuel et un dossier pour toutes les transactions ;
- un registre comptable portant sur les sommes détenues en fidéicommis.
Lorsque le courtier agit pour une agence, les obligations de tenue des registres et dossiers sont déléguées à l'agence.
La conservation
La durée de conservation se compte à partir de points d'ancrage précis :
- les contrats de courtage : à partir de leur date d'expiration ;
- les propositions de transaction : à partir de la date du contrat notarié ;
- les dossiers en litige (poursuite civile, pénale, disciplinaire ou criminelle) : plus longtemps, jusqu'au jugement définitif.
Confirmez la durée exacte applicable à chaque type de document selon la réglementation en vigueur avant de détruire quoi que ce soit.
La transmission annuelle
Chaque année, avant le 31 mars, le courtier ou l'agence transmet à l'OACIQ un exemplaire de son registre. Un dossier tenu à jour toute l'année rend cette échéance simple plutôt que stressante.
Protection des renseignements des clients
Ces dossiers contiennent des renseignements personnels sensibles (coordonnées, documents, informations financières). Leur gestion relève aussi de la Loi 25 : voir notre guide Loi 25 et données clients pour un courtier, ainsi que nos pages sécurité et confidentialité.
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FAQ
Quels dossiers un courtier immobilier doit-il tenir ? Un dossier par contrat de courtage, un registre des contrats, un dossier pour chaque proposition de transaction non acceptée, un registre et un dossier pour toutes les transactions, et un registre comptable des sommes en fidéicommis.
Qui est responsable de la tenue des dossiers si le courtier agit pour une agence ? Les obligations de tenue des registres et dossiers sont alors déléguées à l'agence.
Quand faut-il transmettre le registre à l'OACIQ ? Chaque année, avant le 31 mars.
Combien de temps conserver les dossiers ? La conservation se calcule à partir de la date d'expiration du contrat de courtage ou de la date du contrat notarié ; les dossiers en litige se conservent jusqu'au jugement définitif. Confirmez la durée exacte selon la réglementation en vigueur.
Pour aller plus loin
Cet article est fourni à titre informatif et ne constitue pas un avis juridique. Les règles évoluent ; confirmez vos obligations auprès de l'organisme qui vous encadre ou d'un professionnel. Dernière vérification : juillet 2026.